Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę – wzór i instrukcja krok po kroku

1. Wstęp

Rozwiązanie umowy o pracę to jeden z najczęstszych tematów, z jakimi mierzy się zarówno pracownik, jak i pracodawca. Choć może wydawać się proste, niepoprawnie przygotowane wypowiedzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. W tym wpisie znajdziesz praktyczny poradnik, jak prawidłowo przygotować wypowiedzenie umowy o pracę, jakie są jego rodzaje, jak obliczyć okres wypowiedzenia oraz na co zwrócić szczególną uwagę.

2. Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy (pracownika lub pracodawcy), które prowadzi do zakończenia umowy po upływie określonego czasu, zwanego okresem wypowiedzenia.

Prawo do wypowiedzenia umowy przysługuje obu stronom i reguluje je Kodeks pracy, w szczególności art. 30 oraz art. 36 i następne.

3. Rodzaje wypowiedzenia

Wypowiedzenie przez pracownika

Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę w dowolnym momencie, bez potrzeby uzasadniania swojej decyzji. Obowiązuje go jednak okres wypowiedzenia wynikający z rodzaju umowy oraz stażu pracy.

Wypowiedzenie przez pracodawcę

Pracodawca może wypowiedzieć umowę tylko z uzasadnionych powodów. W przypadku umowy na czas nieokreślony musi podawać przyczynę wypowiedzenia (np. likwidacja stanowiska, brak kompetencji pracownika, naruszenia regulaminu).

4. Okres wypowiedzenia – jak go liczyć?

Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i czasu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• Umowa na okres próbny:
  • do 2 tygodni zatrudnienia – 3 dni robocze
  • ponad 2 tygodnie – 1 tydzień
  • 3 miesiące – 2 tygodnie
• Umowa na czas określony lub nieokreślony:
  • mniej niż 6 miesięcy – 2 tygodnie
  • 6 miesięcy do 3 lat – 1 miesiąc
  • powyżej 3 lat – 3 miesiące

Wypowiedzenie składa się na piśmie, a okres liczy się od dnia następnego po jego doręczeniu.

5. Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie powinno być zrozumiale i formalnie poprawne. Oto co powinno zawierać:

• Data i miejsce
• Dane pracownika/pracodawcy
• Tytuł: „Wypowiedzenie umowy o pracę”
• Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy
• Rodzaj umowy i data jej zawarcia
• Okres wypowiedzenia (opcjonalnie)
• Podpis osoby wypowiadającej

W przypadku pracodawcy – uzasadnienie oraz pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy.

6. Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika

Wzór:

Warszawa, 22 kwietnia 2025 r.
Jan Kowalski
ul. Przykładowa 1
00-000 Warszawa

Do: XYZ Sp. z o.o.
ul. Firmowa 2
00-001 Warszawa

Wypowiedzenie umowy o pracę

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 15 maja 2022 r. na czas nieokreślony, z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.

Z poważaniem,
[Podpis]

7. Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Wzór:

Warszawa, 22 kwietnia 2025 r.
XYZ Sp. z o.o.
ul. Firmowa 2
00-001 Warszawa

Do: Jan Kowalski
ul. Przykładowa 1
00-000 Warszawa

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 15 maja 2022 r. na czas nieokreślony, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Przyczyną wypowiedzenia jest reorganizacja struktury działu, w którym Pan pracuje, oraz likwidacja stanowiska.

Przysługuje Panu prawo odwołania się od niniejszego wypowiedzenia do sądu pracy w terminie 21 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.

Z poważaniem,
[Podpis osoby upoważnionej]

8. Najczęstsze błędy przy wypowiadaniu umowy

• Brak formy pisemnej wypowiedzenia
• Niezachowanie okresu wypowiedzenia
• Niepodanie przyczyny (w przypadku pracodawcy)
• Brak pouczenia o możliwości odwołania
• Doręczenie pisma w nieodpowiedni sposób (np. przez e-mail bez potwierdzenia odbioru)

9. Podsumowanie

Prawidłowo przygotowane wypowiedzenie umowy o pracę to podstawa bezproblemowego zakończenia współpracy. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy pracodawcą – zachowanie odpowiedniej formy, terminu oraz treści wypowiedzenia pozwoli Ci uniknąć konfliktów i nieporozumień. Warto zawsze odnosić się do przepisów Kodeksu pracy i w razie wątpliwości skorzystać z porady prawnika.

10. FAQ

Czy wypowiedzenie musi być na papierze?
Tak, zgodnie z Kodeksem pracy wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną.

Czy pracodawca zawsze musi podawać przyczynę wypowiedzenia?
Tylko w przypadku umowy na czas nieokreślony.

Czy wypowiedzenie liczy się od dnia jego napisania?
Nie. Okres wypowiedzenia zaczyna się następnego dnia po doręczeniu wypowiedzenia drugiej stronie.

Czy mogę zrezygnować z pracy ze skutkiem natychmiastowym?
Tak, ale tylko w szczególnych przypadkach, np. ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (art. 55 Kodeksu pracy).

Czy mogę wycofać wypowiedzenie?
Tylko za zgodą drugiej strony. Samodzielne cofnięcie wypowiedzenia nie ma skutku prawnego.